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Automatización de procesos: qué es, cómo hacerla bien y beneficios

En un entorno competitivo y con incertidumbre, la búsqueda de reducción de costes y precios para asegurar el beneficio y la rentabilidad se convierten en una exigencia. La automatización de procesos es uno de los grandes reductores de costes,  pero antes de incorporar nuevas tecnologías es importante tener una visión de conjunto que nos ayude a entender lo que está ocurriendo en nuestra organización


Nos encontramos con organizaciones que deciden invertir en tecnologías “de moda” antes de tener la visión y entendimiento global de sus procesos de negocio. Pueden llegar a invertir en áreas que no aportan un valor a su negocio, o en tecnologías que son demasiado complejas para el nivel de madurez digital de la empresa, limitando la sostenibilidad del modelo.

Conocer bien los procesos de negocio y definir una estrategia digital es la primera  clave para orientar la inversión tecnológica de la empresa. Con eso aseguramos priorizar la inversión en la automatización de procesos clave para la rentabilidad de la organización.

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¿Qué entendemos por automatización de procesos?

No se trata únicamente de implantar una tecnología que automatiza una tarea, sino de todo el camino hacia el resultado esperado: desde la identificación de qué procesos son susceptibles de ser automatizados, hasta la elección y aplicación de la tecnología más adecuada para sustituir lo que antes hacía un humano y la selección de los KPIs que van a determinar si estas tecnologías y adaptación de procesos han conseguido reducir efectivamente los costes o no. 

Recordemos las palabras de Bill Gates sobre automatización:

 “La primera regla de cualquier tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia”

En este sentido es importante entender que no todos los procesos son automatizables, y a la vez saber que hay partes de procesos que pueden serlo aunque en su totalidad no lo sean. 

 

¿Qué procesos son automatizables?

Los criterios para saber si un proceso es automatizable (y en qué grado lo es) dependerán del tipo de empresa: tamaño, sector, madurez digital etc. Pero entre algunos de los más frecuentes encontramos:

  • Repetición: tareas o procesos que se repiten mucho (al menos una vez al mes) son candidatos a automarizarse.
  • Pasos: un proceso con muchos pasos implica mayores posibilidades de error humano, cuellos de botella y tiempos muertos. 
  • Coste del fallo: la automatización de procesos que, aunque no sean largos o muy manuales, pero con un coste de error alto, tendrán un buen ROI de la automatización
  • Copiar y pegar: procesos donde se utilizan tareas de “copia y pega” para traspasar información de un archivo o sistema a otros suelen ser automatizables
  • Duración y continuidad: procesos que no se alteran con el paso del tiempo son más automatizables que procesos susceptibles de cambiar con frecuencia

Estos son solo unos ejemplos clave y además de considerar estos criterios, será interesante también tener en cuenta el grado de implicación de los diferentes departamentos y de los empleados involucrados. 

 

Claves para asegurar el éxito de la automatización de procesos

Es importante tener en cuenta que, antes de automatizar un proceso, hay que revisarlo, simplificarlo y normalizarlo. En este sentido, las herramientas y metodologías de BPM (Business Process Management)  pueden ayudar mucho

BPM permite una modelización global y transversal de los procesos de negocio. Permite conocer cómo se interrelacionan los procesos, identificar cuellos de botella y áreas prioritarias de mejoras. Ayuda a identificar alternativas de optimización, con soluciones de digitalización (automatización de procesos, RPA) pero también organizacionales (reorganización de equipo, redefinición de roles y responsabilidades) o de racionalización (eliminación de pasos innecesarios).

Permite también entender el impacto de los cambios en todos los procesos de la organización y con ellos nos posibilita gestionar el cambio en las personas y definir KPI de éxito. Además, esta visión global permite simular el impacto de la automatización y así definir ROI esperado y los elementos que pueden impactar en sus desviaciones.

8 beneficios de la automatización de procesos

Los beneficios de combinar BPM y automatización son amplios:

  1. Conocer las interrelaciones entre todos los procesos de la organización.
  2. Disponer de un mayor volumen de información sobre los procesos, disponiendo de registros de cada tarea, actividad y proceso.
  3. Mejorar la eficiencia reduciendo recursos necesarios por tarea.
  4. Reducir el tiempo de ciclo ampliando la capacidad productiva.
  5. Evaluar cuellos de botella, tareas redundantes y el valor que aporte cada actividad.
  6. Reducir el intercambio manual de información (email, hoja de cálculo, papel…).
  7. Disponer de KPI a tiempo real para evaluar el desempeño y generar alertas que permitan detectar y atender incidencias.
  8. Facilita el gobierno de los procesos, aplicaciones y datos de la organización.

Dentro de las soluciones de automatización está creciendo el uso de la automatización robótica de procesos (RPA). Esta tecnología permite automatizar tareas concretas. Para su implementación es siempre aconsejable tener una evaluación previa con un doble objetivo: verificar el impacto global en la organización y evaluar si la tarea candidata tendrá mejoras de eficiencia. Esto dependerá de que sea un proceso repetitivo, previsible, conocido en todos sus pasos y que además implique dedicación de tiempo por parte de los operadores humanos.

Por lo tanto, el éxito al automatizar un proceso reside también en cómo hayamos hecho el análisis de ese proceso… ¡y esto también se puede automatizar! Con herramientas de Process Mining podemos, literalmente, rastrear los pasos de un proceso y hacer un análisis automático de cómo están nuestras operaciones. Todos nuestros clientes que han hecho este análisis se han sorprendido, ya que se arroja luz sobre partes de la empresa que quedaban completamente a oscuras.

En definitiva, a menudo la documentación y análisis de los procesos quedan sumergidos bajo otras prioridades, pero con la creciente necesidad de aplicar tecnologías de automatización e inteligencia artificial para mantener la competitividad es fundamental recuperar esta disciplina y redescubrir las luces y sombras de nuestras operaciones y poder implementar nuevas tecnologías de forma realmente eficiente. 

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