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Cómo evitar que tu maestro de proveedores se convierta en un repositorio de información ineficiente

Back view of businesswoman holding papers in hands

La cadena de suministro se ha convertido ya no sólo en el esqueleto de las empresas sino también en su musculatura. Las prácticas Lean y Ágiles junto con una “robustez flexible” son la clave de la competitividad.

Los departamentos de compras, al estar a la cabeza del proceso de abastecimiento, juegan un papel cada vez más importante en los costes y eficiencia de toda la cadena.

Por ello la relación con proveedores está pasando por transformaciones importantes en empresas de todos los tamaños y no es por casualidad.

Hasta hace muy poco, las empresas ponían todo su esfuerzo en el producto, sin importar demasiado si iba a gustar o no: si el producto era bueno, se vendería bien. Ahora, con una visión “customer centric”, sabemos que el cliente debe estar en todas las fases de la creación del producto. Esto es similar a lo que ocurre con los proveedores: hasta ahora se focalizaba en el producto o servicio comprado, pero estamos viendo que no se puede elegir ciegamente a los proveedores sólo con el producto en mente.

El problema es que las empresas tienen necesidades cada vez más urgentes y los departamentos de compras cada vez mayores exigencias. Esto hace que se tienda a dar de alta proveedores de forma rápida e ineficiente, sobre todo en las familias de compras indirectas.

 

¿Qué se puede hacer para evitar o limitar estos sobrecostes y tener un maestro de proveedores ordenado?

 

Racionalizar

Los sistemas comunes de ERP no facilitan racionalización de proveedores ya que no alertan, por ejemplo, de la creación de duplicados. Con la introducción de herramientas digitales se puede utilizar la información del sistema ERP para que alerte, durante el alta de proveedores, de la existencia de un proveedor antes de que se vuelva a crear el mismo. Esto supone un gran ahorro en mantenimiento y un aumento considerable en la calidad de los datos.

 

Controlar la categorización

El análisis de las categorías es fundamental para el departamento de compras para agrupar costes, entender cambios y tendencias de la empresa y conocer a los proveedores estratégicos. Hoy en día se puede utilizar algoritmos inteligentes que ayuden a tomar decisiones estratégicas basados en análisis de categorización, con un análisis de variables más completo y complejo que el que haría un humano.

 

Saber delegar

El alta de proveedores es un momento clave para que sólo los datos correctos acaben en el maestro de proveedores. Delegar varios de los pasos del alta en los propios proveedores es una forma de obtener información más detallada y muchas veces más precisa. Eso sí, si el formulario que enviamos al proveedor es largo, complejo y poco intuitivo, no obtendremos el resultado deseado. Es necesario delegar sin cargar: el proveedor apreciará mucho poder gestionar su alta de forma clara e intuitiva y se motivará para hacerlo de la mejor manera posible.

 

Colaborar

Un rasgo de empresas maduras es el grado de colaboración con sus proveedores: está claro que la sensibilidad de la información es importante pero hay que crear sinergias con los proveedores y cuánta más información podamos intercambiar con ellos, más entenderán las dos partes los negocios mutuos y podrán hacer sugerencias y propuestas que beneficien a ambos.

 

Garantizar Sostenibilidad

El objetivo perseguido es tener menos proveedores pero de mayor confianza y para ello es positivo tener unos valores similares y alineados.

 

A la hora de elegir o mantener un proveedor, es fundamental que cumpla con los requisitos de sostenibilidad exigidos por la empresa. Aunque la sostenibilidad es aún un objetivo emergente en la cadena de suministro es cada vez más relevante, ya no sólo por la responsabilidad corporativa de la empresa sino por la reducción de costes y el impacto en los consumidores finales. Un proveedor que nos ayude a cumplir estos objetivos será un buen modelo para la elección de las empresas que abastecerán a la empresa.

En definitiva, es importante apoyarnos en herramientas digitales que nos ayuden a prevenir a tiempo errores y a gestionar el alta de proveedores pero también dejar la visión del aprovisionamiento como un movimiento unilateral del proveedor hacia la empresa y cambiar los procesos para que sean más colaborativos, creando un entorno más sano y productivo para ambas partes.

 

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