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Digital Workplace ¿por dónde empezamos?

Desde que oímos hablar del concepto de intranet o portal del empleado hace ya unos cuantos años, lo que hoy conocemos como Digital Workplace ha evolucionado mucho, tanto tecnológicamente como en el enfoque funcional. Desde entonces, hemos visto simples páginas web con enlaces a documentación, portales que presentaban de forma amigable procesos transaccionales que se hacían en el ERP, carpetas compartidas... hasta llegar a las plataformas actuales hiper-componentizadas y super-colaborativas, que facilitan el trabajo colaborativo y dotan a la organización de la solución que necesita out-of-the-box.

El reto es precisamente esto, tener claro qué necesita la compañía, más bien los empleados, y dar prioridad por delante de iniciativas que, si bien serán útiles, no deberían ser foco de mejora en este momento y por tanto no es momento de invertir. Puede parecer una tarea sencilla, pero sobre todo en empresas organizadas en silos, como grupo de sociedades o áreas de negocio independientes, esto puede llegar a ser un obstáculo que bloquea la iniciativa o la lleva al fracaso.

Para implantar con éxito un Digital Workplace, en Enzyme utilizamos dinámicas de co-creación con las empresas, de Design Thinking, acompañando en la definición conjunta de la solución de consenso y generando un roadmap de implantación que permita priorizar en función impacto medible de cada una de sus fases. Estos proyectos tienen un ámbito de responsabilidad más amplio que la implantación de herramientas. Por eso debe estar liderado por las áreas de comunicación y de la relación con los empleados, con la participación del resto de departamentos, como es el caso TI.

 

Digital Workplace: 4 ámbitos de actuación

La experiencia nos está demostrando que las necesidades de las empresas para las cuales el Digital Workplace puede dar respuesta se centran en 4 grandes ámbitos:

  •         Comunicación: se busca la comunicación fluida entre la empresa y el empleado, compartir información actualizada y útil, y transmitir imagen de transparencia.
  •         Operación: se pretende mejorar la eficiencia en el día a día digitalizando los procesos clave, liberando al empleado de tareas repetitivas de poco valor y poniendo a su disposición, en un punto único, las herramientas digitales que necesita para realizar su trabajo.
  •         Colaboración: cuando el objetivo es potenciar el trabajo en equipos organizados deslocalizados, compartiendo un espacio digital común.
  •         Formación: se quiere poner a disposición de los empleados materiales formativos que les permitan auto-formarse y capacitarse para el puesto actual y su evolución profesional.

Es importante tener claro que hacer foco en uno de estos ámbitos no excluye al resto y simplemente se trata de priorizar aquello que la compañía considera en el corto plazo, por lo que la implantación inicial debe tener ya en cuenta su evolución de acuerdo con el roadmap planteado. Es posible, e incluso deseable, poner a disposición de los empleados funcionalidad en los cuatro contextos.

Con el reto prioritario claro, es el momento de implementarlo en el ecosistema TI de la organización. Este es también un factor clave en la decisión. Por ejemplo, una compañía que ya ha implantado Office 365 tendrá un aterrizaje más natural en soluciones en ese entorno (Teams, Sharepoint, One Drive, etc.), mientras que otra podría plantearse alternativas para cubrir los mismos objetivos.

Si entramos en cómo dar respuesta al reto según el ámbito prioritario, aquellas compañías que priorizan la comunicación, unidireccional o bidireccional, deberán empezar por implantar un CMS como plataforma para la publicación de contenidos a los empleados (noticias, eventos, documentos, etc), una herramienta que debería ser fácil de usar para permitir a los responsables de comunicación mantener la información al día de forma que el empleado se sienta informado e involucrado.

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En el caso de organizaciones que priorizan la operación, la estrategia de inicio puede ser la implantación de una solución tipo launchpad que ponga a disposición del empleado un catálogo de herramientas y las aplicaciones de acuerdo con su puesto. Es una buena solución de experiencia de usuario el permitir al empleado crear su propio set de aplicaciones a partir del catálogo general, para tener a mano las herramientas que necesita en el día a día.

Si la prioridad es el crecimiento del trabajo colaborativo, existen múltiples soluciones en el mercado que ofrecen out-of-the-box las principales funcionalidades. Así, Microsoft Teams, Google Workplace, Notion o Slack, permiten definir sites/canales para la colaboración de equipos, compartiendo documentos, calendarios, mensajería instantánea, videoconferencia, etc que reducen sustancialmente la brecha de colaboración en remoto. Su éxito para facilitar el teletrabajo durante la pandemia ha permitido demostrar su versatilidad y utilidad más allá de la crisis.

Por último, aquellas organizaciones que priorizan la formación y preparación para el puesto de trabajo de sus empleados deberían plantearse la posibilidad de implantar una solución LMS, o bien utilizar un CMS como biblioteca de conocimiento y documentación convenientemente indexada, accesible para el empleado, y donde éste pueda seguir un plan guiado por la organización, o bien formarse según su motivación y objetivos de crecimiento.

 

Medir el impacto del Digital Workplace: clave de su éxito

Tal como comentamos al inicio, debe poderse medir el impacto de alguna forma para asegurar que se avanza en la dirección adecuada y poder realizar las correcciones necesarias si no es del todo así. Algunas formas de hacerlo son las siguientes:

  •         Utilizar las funcionalidades analíticas que incluya la plataforma out-of-the-box para captar visitas o funcionalidades más utilizadas.
  •         Implantar herramientas como Google Analytics para capturar eventos de navegación que permitan analizar el employee journey.
  •         Analizar tiempos de ejecución de procesos operativos para comprobar si han mejorado.
  •         Realizar encuestas a los empleados para captar de primera mano su opinión

Como conclusión, consideramos que la implantación o evolución del Digital Workplace de la compañía es una iniciativa estratégica por su contribución al compromiso de los empleados, impacto en su motivación y de la productividad en el día a día. Estos son proyectos que impactan los procesos y a la relación de los empleados con la organización y por eso tienen un alcance mucho mayor que la instalación de nuevas aplicaciones. Para su mayor aportación a la organización recomendamos partir de una visión global para encontrar las áreas prioritarias de actuación y fijar desde el principio las metodologías y kpi que permitan medir el grado de éxito de cada iniciativa.

 

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