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¿Cómo optimizar la gestión de los gastos de viaje?

Digitalización gastos de viaje - Enzyme.jpgEn una organización, el reporte de gastos de viaje es una tarea bastante rutinaria, repetitiva y que ocupa más tiempo del que uno puede imaginarse. Esto provoca que los empleados tengan que dedicar en algún momento del mes o incluso de la semana si se reporta con esa frecuencia un tiempo valioso para reportar ticket a ticket información como importe, divisa, fecha, tipo de gasto, observaciones, etc etc.

En algunas organizaciones este proceso incluso se realiza sin herramientas de soporte y se lleva a cabo mediante correos electrónicos o excels entre el empleado y el departamento de recursos humanos o administración.

Otro punto a tener en cuenta es que el empleado deberá custodiar el ticket y no perderlo para poder reportarlo y este a su vez deberá entregarlo en mano a la empresa para que esta lo custodie el tiempo requerido fiscalmente que será un periodo de 5 años.

Además el proceso de gastos de viaje suele ir ligado a una petición de viaje y también en ocasiones a la petición de anticipo de nómina con el fin de poder asumir todos los gastos que se repercutirán en un viaje de cierta magnitud.

Estos procesos solicitud de viaje, solicitud de anticipo y liquidación de gastos suponen un verdadero dolor de cabeza tanto a empleados como a los departamentos que dan soporte a los mismos. Existe un flujo elevado de emails, dinero físico para anticipos en efectivo o transferencias a realizar con su correspondiente contabilización, custodia de tickets, nómina, etc.

Digitaliza el proceso de los gastos de viaje

Para evitar todos estos problemas, se propone hacer un rediseño aunando estos cuatro procesos en una única solución digital:

  • Integrada. Los procesos están ligados entre sí. Será posible vincular un viaje a un anticipo y una liquidación a un anticipo para su compensación. Además la lógica de negocio estará ligada al ERP en el que estará la configuración, datos maestros y se realizará la contabilización/proceso de nómina.
  • Multisociedad. Las reglas, las validaciones, los campos, tipos de gastos permitidos y políticas requeridos en los procesos pueden diferir de una sociedad, país y/o región a otro por lo que será necesario personalizar la solución en diversas sociedades.
  • Multidivisa.  Debe ser posible trabajar con monedas diversas. La moneda del ticket y la moneda de contabilización y sus correspondientes conversiones en tiempo real.
  • Omnicanal. La solución debe permitir al usuario poder acceder desde diversos canales como aplicación móvil para el reporte de tickets automáticamente capturando la foto del ticket, enviando notificaciones push/emails/mensajes en diversas partes del flujo, aprobar/rechazar desde móvil/web/email y permitiendo acceder vía web para el resto de funcionalidad.

Ante este reto y necesidad, Enzyme cuenta con el expertise en implantaciones de este tipo adaptadas a las necesidades de cada proyecto:

  1. Se analiza el proceso como se está llevando a cabo actualmente
  2. Se diseña una solución configurada y configurable a futuro que da cobertura a los procesos anteriormente descritos
  3. Se integra con ERPs como SAP integrando su módulo de Travel Management (FI-TV) o bien directamente con SAP FI/HR.

Además la tecnología visual utilizada SAP UI5 Fiori-like será un facilitador para hacer la solución más fácil y simple de utilizar totalmente integrable en el portal que disponga el cliente.


¿Cuáles son las ventajas de digitalizar el proceso de gastos de viaje?


Medir el retorno en implantaciones de este tipo es muy simple ya que el beneficio incide directamente en diversos KPIs algunos de ellos tangibles y con impacto medible:

  • Reducción en el tiempo de proceso.
Los empleados dedicarán menos tiempo en realizar todo el proceso. Por ejemplo, en una implantación reciente el orden de magnitud en el tiempo reducido fue de un 33%.
  • Reducción en costes de custodia y gestión de tickets.
No será necesario custodiar tickets ya que se conservará una versión digitalizada y con validez legal con su consecuente ahorro.
  • Satisfacción del empleado.
El empleado no sólo dedicará menos tiempo realizando esto procesos sino que lo hará con una solución que está pensada para el maximizando el Customer Experience, permitiendo que reportar un ticket sea rápido, simple y fácil.

¡No dejes que los gastos de viaje sean un problema para tu empresa! Opta por implantar un solución digital con un aliado como Enzyme Advising Group.

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