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RPA: automatización robótica de procesos también en el ámbito administrativo

 
 
RPA

La RPA, Robotic Process Automation o automatización robótica de procesos, es una forma naciente de automatización de los procesos de negocio, que replica las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático. Esta tecnología ya lleva bastantes años en el ámbito industrial, robotizando muchas tareas repetitivas. Ahora también está llegando al ámbito administrativo, con los software de robots. En este post te contamos cuáles son las tendencias en RPA y cuáles son los principales retos a los que se enfrenta esta innovadora tecnología.

¿En qué se basa RPA?

La RPA se refiere a aquellos robots de software que se instalan en los ordenadores para realizar las tareas que podría hacer cualquier humano delante de un ordenador. Pero para que este robot sepa qué es lo que debe hacer, son necesarias distintas soluciones para que pueda interactuar con el interfaz de sistema informático:

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  • Technology Computer Vision. Es necesario para que el robot sepa qué hay en la pantalla y poder captar esa información para luego procesarla y sacar un resultado.
  • Mímica de las tareas repetitivas. El robot que va a realizar estas tareas de repetición debe saber en qué consiste estas tareas, por lo que es necesario aplicar lógica de proceso y entender la secuencia del mismo.
  • Manipular dispositivos E/S. El robot debe ser capaz de simular usar los dispositivos como el ratón o el teclado para poder realizar cualquier tipo de interacción. 

¿Qué funciones se pueden ejecutar a través de RPA?

Para poder automatizar procesos a partir de RPA, los robots creados para esa tarea deben ser capaces de realizar ciertas funciones de interacción que los usuarios hacemos a diario. Estas funciones, entre otras, son las que el personal administrativo hace a diario en su puesto de trabajo. Y que al replicarlas con un RPA, es posible ahorrar tiempo y recursos a largo plazo:

  • Hacer login automáticamente en aplicaciones
  • Mover ficheros y carpetas
  • Leer y escribir bases de datos
  • Leer información en una página web
  • Conectarse con otras API’s
  • Extraer información de PDF’s, mails o formularios
  • Abrir archivos adjuntos de emails
  • Realizar cálculos

Ejemplos de RPA en empresas: ¿cómo aplicar esta tecnología?

Una de las preguntas que se hacen muchas empresas es saber por qué procesos empezar a introducir RPA. Es una pregunta complicada, que requiere un análisis de negocio sobre los distintos procesos de la empresa.

Para responder a dicha pregunta habría que hacerse otras sobre los distintos proceso como: 

  • ¿Qué reglas sigue?
  • ¿Con qué frecuencia se repite?
  • ¿Cuánto se tarda en hacerlo de manera manual?
  • ¿Qué errores existen al realizar el proceso? 
  • ¿Qué grado de variantes de proceso existen?
  • Valorar complejidad e impacto.
  • Calcular ROI
  • ¿Tengo un sponsor de negocio que esté interesado en resolver este pain?

Con las respuestas en la mano, es posible extraer cuáles son los procesos son más necesarios a robotizar y cuáles son menos prioritarios. Un par de ejemplos acerca de cómo aplicar RPA en la empresa serían los siguientes:

1 Una RPA diseñada para el proceso de selección de candidatos

En este caso, lo que hace el robot es abrir distintos currículums en formato PDF y los compara con la descripción del puesto de trabajo. En función de las coincidencias que existan, otorga una puntuación al candidato del curriculum.

2 Para el archivado de facturas

Existe una RPA capaz de meterse en la carpeta donde están las facturas, leerlas una por una, almacenar los datos importantes para su clasificación, hacer login en un sistema SAP, y archivar las facturas enviando además un email a las personas responsables de ese área, en este caso, contabilidad.

La RPA es una tecnología que se está implementando de una manera muy rápida en las organizaciones y además tiene un riesgo muy limitado, ya que es una tecnología no muy difícil de implementar. En los próximos 5 años, esta tecnología va a estar muy extendida. Casi todo el mundo tendrá un robot asistente que le ayude a realizar estas tareas repetitivas. Si quieres que tu empresa sea una de las pioneras en implantación de RPA, contacta con nosotros y pondremos nuestra experiencia a tu servicio.

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