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SAP ACTIVATE : claves de la nueva metodología de SAP

Comenzar un proyecto de SAP puede ser un reto para muchas empresas. Alinear procesos existentes con los futuros y asegurar que todos los cabos estén bien atados sin que se eternice el proyecto puede ser un reto. Las metodologías SAP puede ayudar en este sentido, pero no hay sólo una y en este artículo te explicamos las diferencias y cuál funciona mejor.  


La metodología propia de SAP, hasta ahora llamada ASAP, (por sus siglas en Ingles de Accelerated SAP) facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias a SAP. Con el auge de las metodologías Agiles, SAP ha redefinido su propia metodología a la que ha denominado Metodología SAP Activate.

El objetivo de estas metodologías (SAP Agile y ASAP) es establecer una guía durante las implementaciones de SAP en cualquiera de sus formas y ahora bajo un enfoque Agile.

 

¿Pero qué diferencias hay entre ambas?

1 - Fases que componen cada uno de los Roadmap

El Roadmap de ASAP estaba compuesto por 5 fases:

  • Preparación Inicial.
  • Mapa de Procesos (Business Blueprint).
  • Realización.
  • Preparación final.
  • Salida y soporte post-productivo (Go-Live)

El Roadmap de la metodología SAP Activate este compuesto por las siguientes 6 fases:

  • Descubrir (Discover)
  • Preparar (Prepare)
  • Explorar (Explore)
  • Realizar (Realice)
  • Desplegar (Deploy)
  • Ejecutar (Run)

Este cambio no es solo a nivel de la cantidad de las fases o etapas, sino que lleva intrínseco la filosofía de ir desarrollando y/o evolucionando continuamente la aplicación.

Para lograr esto separara los entregables por trozos o como se denomina actualmente por Historia de Usuario (User Journey, este concepto lo revisaremos a profundidad en un próximo articulo).

2 - Formato de la metodología

Otra principal es que ahora SAP Activate es realmente una guía paso a paso, mejorando sinceramente el formato anterior.

Para lograr esto ha establecido una serie de pasos, entregables y puntos de validación al finalizar cada fase que se contemplan en el Plan de Proyecto predefinido por SAP.

3 - Kits y materiales

SAP Activate trae consigo de una cantidad impresionante de documentos, plantillas, formatos y cualquier otro tipo de documentación agrupados por fases y de fácil disposición por cualquier stakeholder.

3 - Desaparición del temido Business Blueprint

Mientras que para la Metodología ASAP la elaboración del conocido Business Blueprint era una fase en si misma por la relevancia y cantidad de esfuerzo que representaba, con SAP Activate la elaboración de este documento como lo conocíamos no ya se contempla.

 

¿Qué metodología es mejor?

Para los que hemos tenido la oportunidad de participar en proyectos usando ambas metodologías, el hecho de tener a disposición tal cantidad de documentos pre-elaborados no sólo es una guía, sino un gran alivio para los responsables de generar esta documentación.

Entonces… ¿Quiere decir que podemos olvidarnos de la documentación? Aunque es cierto que la filosofía de las metodologías Agiles busca un desarrollo continuo de los procesos y por ese motivo deja un poco de lado la documentación exhaustiva respecto a la que estábamos acostumbrados, no hay que olvidar que una documentación escasa o incluso inexistente también es un problema.

En base a nuestra experiencia, la clave reside en encontrar un equilibrio con el mantenimiento de cierto nivel de documentación relevante. Por ejemplo, aunque la nueva metodología no contempla la creación del Business Blueprint, aconsejamos recuperar del mismo la parte de los flujos de los procesos futuros, ya que es una herramienta esencial para avanzar en el proceso de validación.

Si es una metodología ágil…¿Nos libramos del enfoque Big Bang tan propio a los proyectos de SAP? Sí y no 😊. Es cierto que la nueva metodología busca cambiar la filosofía hacia lo Ágil, pero ejecutar una implementación de SAP en un enfoque que no sea Big Bang puede ser complicado, al menos en la fase inicial, ya sea Greenfield, Brownfield o Migración. En este sentido, más que diferenciarse de la metodología anterior, podemos decir que son similares al respecto pero que en Activate por lo menos, una vez lograda la base inicial, sí permite la posibilidad de avanzar en sprints y realizar cambios agiles.

 

¿Es absolutamente necesario aplicar metodología SAP, ya sea ASAP o Activate?

No se hace siempre, y dependerá de si la implantación es in-house o por consultroes externos y de la envergadura del proyecto. Pero lo que sí hay que tener en cuenta es que, para poder hacer uso de las garantías y soporte de SAP, se exige un mínimo de los documentos y formularios contemplados en su metodología y que vienen incluidos en el pack comprado por el cliente. Por lo tanto, es más que recomendable seguir la metodología para asegurarse el cumplimiento de estos mínimos (además de que ayuda a optimizar la implementación)

 

En resumen, nos gusta la nueva metodología ya que es un avance claro hacia la filosofía Agile. Tenemos más fases, pero con entregables más cortos, viene acompañada de una cantidad excepcional de documentación pre-elaborada y por ello no contempla la creación de un Business Blueprint. Y aunque no nos permite “librarnos” del todo del acercamiento Big Bang en las primeras fases, se compensa en parte a lo largo del proyecto donde sí se puede en varias fases aplicar mayor agilidad.

 

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